Un - Une Secretaire H/F - Resilience Occitanie

L'IME accueille et accompagne 38 enfants et jeunes adultes de 3 à 20 ans présentant une déficience intellectuelle avec ou sans trouble associés et des Troubles du Spectre Autistique.
Le SESSAD accompagne 62 enfants et jeunes adultes de 0 à 20 ans présentant une déficience intellectuelle avec ou sans trouble associés et des Troubles du Spectre Autistique
L'UEMA accompagne 7 enfants de 3 à 6 ans présentant des Troubles du Spectre Autistique
Le DAR accompagne 10 adolescents présentant des Troubles du Neuro Développement au collège de Verdun / Garonne

Finalités et objectifs du poste :
Il,elle garantit un accueil physique et téléphonique (public, salariés, partenaires) et l'enregistrement des courriers.
Il, elle garantit la transmission des informations aux familles et participe à la circulation de l'information au sein des structures (comptes rendus CVS par exemple).
Il, elle garantit l'archivage informatique de la partie administrative du dossier des personnes accompagnées via le Dossier Unique Informatisé prévu à cet effet.
Il, elle assure la transmission des pièces administratives aux autorités de financement, de contrôle et de tarification dans le cadre de l'établissement.
Il, elle assure le lien et la transmission d'informations aux tiers extérieurs en fonction des dossiers (EN, MDPH, ARS, etc.).
Il, elle assure un suivi régulier, actualise les informations administratives qu'il, elle trace au Dossier Informatisé de la personne accompagnée via le logiciel prévu à cet effet.
Il.elle coordonne toutes les informations reçues concernant chaque enfant/adolescent jeune adulte avec les membres de la direction et les équipes.

Missions / activités / tâches :
Il, elle participe à la vie de l'organisation par son inscription dans :

- Accueil physique et téléphonique
- Mise à jour des dossiers sur Imago
- Aide à la gestion des plannings du personnel en lien avec l'adjoint de direction
- Les transmissions d'informations
- Les réunions institutionnelles
- La dynamique de projet
- L'évaluation et la démarche qualité
- Le partenariat et réseau
- Les réflexions concernant les évolutions institutionnelles

Compétences requises :
- Être porteur des valeurs associatives et du projet d'établissement, participer à la réflexion du service en ce qui concerne son domaine de compétences.
- Actualiser de façon permanente ses connaissances et techniques au regard de l'évolution du projet d'établissement, des pratiques et des réglementations.
- Savoir travailler en équipe
- Savoir formaliser des écrits. Participer à la construction collective des rapports d'activités.
- Soutenir un intérêt pour la recherche, l'expérimentation et l'innovation.

Formation - diplôme :
Diplôme Bac dans le domaine du secrétariat, de l'accueil, de l'administratif
Expérience souhaitée
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel..)

Spécificités liées au public :
Les IME / SESSAD / UEMA / DAR accueillent des enfants, adolescents et jeunes adultes de 0-20 ans présentants des troubles du spectre autistiques, déficiences intellectuelles avec ou sans troubles associés, des troubles du comportement et des troubles du spectre autistique

Savoir-faire en lien avec le poste :
Disponibilité, sens de la pédagogie et de l'organisation ;
Savoir faire preuve d'autonomie ;
Etre à l'écoute, être force de proposition.

Savoir-être en lien avec le poste :
- Le respect du secret professionnel
- La discrétion.

Lien hiérarchique :
Le(la) salarié(e) sera amené(e) à travailler directement avec l'adjoint de direction

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Assurer la confidentialité des données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Autonomie
• Excel
• Word
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Force de proposition
• Réactivité