Assistant du Cabinet de Direction H/F - Service Public

En tant qu'assistant(e) du cabinet de direction, vous serez chargé(e) des missions suivantes: - Assister le cabinet de direction dans les tâches liées à la gestion des ressources humaines du quotidien des 116 agents de la DDT (contrats, décisions télétravail, primes, CET, préparation et accueil des nouveaux arrivants, procès verbaux d'installation), - Participer à la communication interne (organigramme, annuaire, plans des bureaux, trombinoscope, envoi des revues de presse et communiqués du préfet), - Etre l'administrateur de l'Intranet de la DDT, - Gérer la boite mail d'accueil de la DDT et la boite mail du cabinet de direction, - Assister les assistantes des services dans la gestion des tâches simples (envoi courriers, saisie des états de frais), - Assurer un premier niveau de suivi et d'orientation des visiteurs et entreprises venant à la DDT (cahier de présence), - Etre le référent archive de la DDT: assurer un appui aux services, être l'interface avec les archives départementales - Gérer les ordres de mission et frais de déplacement de la direction et du cabinet de direction En tant que binôme de l'assistante de direction, vous serez amené(e), pendant ses absences, au traitement des sujets récurrents qu'elle assure pour l'équipe de direction: - Organisation et gestion des agendas, secrétariat, - Assurer un premier niveau de prise en charge des informations (appels, dossiers) et d'orientation en vue de leur traitement, - Définir et mettre en oeuvre la logistique générale des réunions, missions et déplacements - Composer les dossiers en préparation des réunions, - Rédiger et mettre en forme les courriers, - Réception, tri, enregistrement et diffusion du courrier dans les services, - Assurer l'accueil téléphonique de la direction et la réception des rendez-vous, - Assurer la gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction. Management et positionnement: - aucun encadrement - sous l'autorité directe du chef du Cabinet de Direction Relations internes et externes: - Interne: tous les agents de la DDT et des organismes hébergés - Externe: Préfecture, autres services de l'Etat dans le département, organisations professionnelles agricoles, Conseil Départemental, élus, usagers, particuliers...

Compétences techniques: - informatique: maitrise des outils bureautiques courants Writer et Calc (Libre Office) et d'outils de gestion de site internet - Connaissance du service et des responsabilités de chacun - Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs - Connaissance des règlements intérieurs du service - Suivi des différents délais, anticiper et alerter Savoirs faire: - Utiliser la charte bureautique - Faire preuve de disponibilité - Faire preuve d'une grande discrétion professionnelle - Rédiger et mettre en forme des courriers simples - Savoir hiérarchiser l'importance des informations - Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie - Qualité de l'expression rédactionnelle - Savoir présenter et composer des dossiers - Savoir publier des articles sur intranet Savoirs être: - Être capable de s'adapter aux situations et aux interlocuteurs - Être réactif - Faire preuve de dynamisme - Avoir un bon sens des relations humaines - Être rigoureux(se) - Faire preuve d'organisation - Savoir apprécier les priorités et les alertes Être titulaire du permis B

• Gestion de l'emploi du temps
• Calc
• Writer
• Logiciels bureautiques
• Dynamisme
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Conception de dossiers de presse
• Permanence téléphonique
• Réactivité