Secrétaire Assistant Médico Social - Mds Montech - Cd82 H/F - Conseils départementaux

Le ou la secrétaire aura pour mission :

MISSIONS - ACTIVITÉS:

- Le secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires ;

- La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement ;

- Elle(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages ;

- Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous) ;

- Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers,... , production de documents, gestion et relais d'information, classement et archivage des documents et des dossiers, ...) ;

- Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux ;

- Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers ;

- Gestion des produits et du matériel (commandes diverses..) ;

- Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement.

POSITIONNEMENT AU SEIN DE L'ORGANISATION :

-DGA--+ DAST --+ Responsable MDS --+ Secrétaire MDS.

SPÉCIFICITÉS DU POSTE:

-Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points .

-Règles relatives à la confidentialité et secret professionnel ;

-Obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence ;

-Présence des secrétariat sur les sites de proximités quand il y a des permanences sociales.

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir-faire:
-Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La(le) secrétaire de MDS doit être polyvalent(e),réactif(ve) ;
- Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur ;
- Esprit d'organisation ;
- Anticiper et gérer les relations difficiles ;
- Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence,... ;
- Faciliter le parcours social de la personne ;

Traitement informations et courriers :
- Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le responsable de MDS, distribuer... ;
- Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat) ;
- Mettre à jour les dossiers, les listings,... : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour.

Organisation :
- Organiser son travail en fonction des priorités ;
- Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences.

Gestion :
- Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage, ...

Secrétariat :
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte - tableur) ;
- Techniques de secrétariat : dactylographie ;
- Notions de calcul et de statistiques ;
- Connaître les types de classement : alphanumérique, ...

Bureautique et Informatique :
- Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau ;
- Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel,...) ;
- Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches,...

Savoir-être:
- Capacité d'écoute, discrétion ;
- Autonomie et capacité de travailler en équipe.

• Traitement du courrier
• Prise de note